一、知识管理和企业档案管理概念分析

（一）知识管理概念

市场经济的迅速发展促使知识管理工作不断地展现在我们面前，知识管理工作引起各界的关注，其学术过程和科学研究成果也引起普遍重视。知识管理模式，是指企业在市场发育的进程中不断积累经验而产生的并逐步产生的一个以知识为主要客体，运用知识经济方法实现管理目的的崭新理论。指企业通过知识管理，可以更高效地把企业内的各类信息资源加以优化利用，并通过共享机制实现信息增值的目的，从而全方位地增强地增强了企业市场竞争力。知识管理的基本要素是流动性的信息，以档案知识为中心进行调控，通过相关信息经营、人员的有效利用，实现合理利用显性知识的运行价值，积极发掘隐形知识的潜力，进一步提高组织的整体运行效率[1]。因此，如何系统全面地进行知识管理是企业在知识信息占据主导地位的时代建立适合自己的管理机制的重要手段和必要工具。

（二）档案管理概念

企业档案管理部门不但需要实现对企业内的各种与员工资料以及其他语言并部有关的部与外部所有信息的整合管理工作，同时需要搜集企业在发展历程中所形成的经历属性信息，之后再根据有关要求对信息加以综合，然后入库经营。企业文件中，所详尽记载的关于企业的管理成果和运作情况的知识产权依据，还有关于企业人员的业务成绩的经验总结和考核报表等信息，都是利用企业的内部信息档案实现的企业信息资源共享目的的。
二、基于知识管理的档案管理模式的重要意义

（一）有助于推动知识管理和档案管理融合

知识管理是一种全新的管理理念，注重的是利用综合管理方式来对各类知识进行管理，并致力于构建完善、独立的知识框架。通过知识管理理念的提出，改善了传统档案管理中的不足和弊端，更加注重文档资料的整合和利用。在此背景下，档案管理更应该要将重点放在对各项文档资料的开发和利用上，在具体管理的过程中务必要向外积极拓展档案管理范围，进而提升档案管理的价值作用。此外，应该要理清二者之间的关系，找准这两项工作的契合点，将各自的优势作用凸显出来，在促进这两项工作共同发展的前提下，有助于满足企业良性发展的需求。
（二）有助于优化档案管理质量和效率

知识管理背景下企业的档案管理目标要做出进一步的调整和明确。企业要将信息化建设作为档案管理的首先要目标，注重档案管理工作中先进信息技术的运用，同时结合有关的国家标准与行业标准，建立完善企业档案管理信息标准和流程体系。企业要结合信息管理方式的差异和企业的实际需求，做好档案知识资源管理工作，做好知识型、资源型文档、数据库的设计与建设，实现对全部档案信息资源的科学管理和有效应用。过去很长一段时间内，企业档案管理效果都不显著，在新的发展背景下，传统的管理模式逐渐暴露出更多缺点，需站在知识管理的角度去寻找更为恰当的管理模式，充分的将理论与实践结合起来，进而促使这两项工作相互融合，既实现了二者同步发展的目标，又大大提升了档案管理的成效。
三、档案管理模式存在的问题分析
（一）档案管理体系不完善

缺乏完善的档案管理体系容易导致信息孤岛现象，各部门或个人存储、管理档案的方式和标准不一致，造成档案信息难以共享、流通，影响工作效率和跨部门协同。不完善的档案管理体系容易导致档案信息泄露、丢失或被篡改的安全风险。未建立健全的权限控制机制和保密措施，会使机密性文件易受到恶意访问和外泄。没有完善的档案管理体系容易导致合规性问题，如缺失必要的档案备份、归档流程不规范等，违反相关法规和规定，给企业带来潜在的法律风险和经济损失。
（二）档案管理模式单一化

当前档案管理模式存在的问题主要体现在管理模式单一化方面。传统的档案管理往往依赖于纸质档案和手工记录，导致管理模式单一化严重。这种单一化管理模式容易导致信息检索效率低下、档案存储空间占用大、安全性难以保障等问题。同时，传统管理模式难以适应信息化时代的要求，无法满足大数据分析、信息共享和移动化办公的需求。此外，管理模式单一化还存在着潜在的风险，如档案丢失、篡改和泄露的风险较大。因此，当前档案管理模式的单一化问题需要改革，引入多元化的管理模式和技术手段，以适应信息化发展的需要，提升档案管理效率和安全性。

（三）档案管理人员专业水平不足

当前档案管理模式存在的问题之一是档案管理人员水平不足。由于档案管理的专业性和复杂性，需要管理人员具备较高的专业知识和技能，包括档案管理理论、法律法规、信息技术等方面的知识。然而，由于档案管理行业在一定程度上缺乏吸引力，导致人才储备不足，管理人员整体素质和技能存在较大差距。管理人员水平不足会导致档案管理工作的质量和效率下降，容易出现档案整理混乱、信息不准确、安全性问题等情况。

（四）管理制度不完善

基于知识管理背景下档案管理模式存在的问题之一是管理制度不完善。在一些机构或组织中，缺乏健全的档案管理制度和规范的操作流程，导致档案管理工作缺乏标准化和规范化，易出现管理混乱、信息错漏、安全隐患等情况。缺乏完善的管理制度也容易导致档案管理中的责任不明确、流程不畅、监督不到位等问题

四、基于知识管理的档案管理模式优化策略
（一）优化档案管理机制，提升档案管理水平

在现代知识产权管理语境下模式下，要建立和完善企业资料档案管理的新型管理模式，就一定要从人员建立、服务渠道搭建、责任主体建立等几个层面着手，健全和完善企业档案管理类的新管理制度。而首先应从人员建立方面考虑，在现代管理环语境下的企业资料档案保管事业中，已引进了比较前沿的经营模式和现代管理技术，这也从一定意义上给专业资料档案保管工作者提出了较高的管理要求。企业必须加强对档案保管工作人员的培养力度，并使其企业职工重新建立为企业的主体意识，使他们切实意识到企业档案保管的意义。此外，企业必须重塑档案保管工作人员的角色定位，为之使其真正成为公司的投资决策与运作活动中的关键辅佐者。同时还要建立配套的考核机制，对优秀信息化人才进行选拔，切实提升档案管理人员的知识化管理和信息化管理能力，为企业档案管理效率和水平的提升提供重要的人才保障。其次从平台建设上来看，企业要加大资金和技术投入，搭建专门的档案管理资源开发平台，依托于大数据、云计算等先进技术，实现对企业档案信息资源的分类管理，根据企业各部门及各项业务的实际需求进行重新进行地资源整编。最后是责任主体建设。知识管理背景下的企业档案管理需要依托相应的信息技术，如此一来，企业的信息化建设部门与档案管理部门就会形成紧密的配合与联系，但同时也有可能会造成责任主体上的分歧。
   以往的档案管理机制势必无法满足知识管理的要求和标准，只有尽快优化相关机制，才能促使知识管理和档案管理同步进行，共同为企业长远发展奠定坚实的基础。在具体优化时要考虑到知识管理的优势作用，致力于构建出一套以知识管理为基础的管理体系，从而更好的指引档案管理工作的开展和落实。要求企业要改革、创新现有的规章制度，利用新的制度来高效率的收集、利用各项档案资料，将档案资料在企业整个内部管理中起到的作用发挥出来。需注意的是，在创新时要认识到档案管理不单纯是资料的收集和保存，更为关键的是要加强信息管理，从而赋予档案管理现代化价值。只有构建全新的管理机制，才能提高档案管理的连续性和时效性，进一步将档案管理重要价值彰显出来。此外，在优化档案管理机制时需考虑到该项工作的规范性和科学性，并做好各环节、各流程的衔接工作，确保档案管理能够顺应时代发展的步伐。
（二）创新档案管理的手段，增强知识管理意识

现阶段，企业档案管理手段相对比较落后，对信息技术应用程度不够，不仅无法拓宽档案管理的深度和范围，而且还会影响到档案管理的质量。如果企业还是一味的使用单一、传统的管理方式，不积极寻求改变和创新，不仅会增强档案管理的难度和强度，而且在很大程度上限制到档案资料的利用和开发。由此可见，需充分利用现代信息技术，将其优势作用体现出来，为档案管理高质量开展提供技术方面的支持和帮助。要求企业在发展的过程中务必要注重信息化建设，通过引入信息化、网络化的手段来全面提高档案管理成效，在减轻档案人员工作压力的同时，有助于发挥出档案资源的最大价值，有效的处理好企业各类档案资料。具体而言需增强知识管理意识，要把握好档案管理的工作特点，进而以计算机、通信技术为主要载体，以此来构建档案信息化管理系统，借助该系统来完整各项档案资料收集、整理和分析的工作，大大提高档案管理的效率。需注意的是，当前的档案管理更加追求个性化服务，要求要立足于知识管理背景加大投入力度，积极构建先进的软件和设备，进而才能为档案的查询和使用提供优势服务，促使档案管理效率得到显著提升。同时，借助大数据技术来优化管理流程，对相关工作进行细致的规划安排。具体而言需结合事企业档案管理特点和需求，做好相关的工作，在明确工作目标后，还需要合理界定各种影响因素。档案管理信息化工作理应与日常的档案管理工作结合起来，并与以往的工作方法进行对比，从而来构建出一种新的工作模式。为了确保信息化建设的成效，有必要对各种管理因素进行界定，重点在于结合现状详细规划各类管理活动。总之，需建立档案管理大数据服务平台，将纸质档案中的信息录入至专门的系统平台当中，并结合大数据技术开发档案的利用价值。此外，完善档案信息数据管理库，对全部的档案进行系统性的分析以及整理，并做好安全管理工作。
（三）加强对档案资料的保管，提升其安全性

要建立专门的档案库房，库房内每天要进行温度和湿度的监测并进行记录，温度和湿度要适合档案资料的保存，同时要对档案库房有严格的管理制度，例如利用现代化信息技术通过刷脸、指纹等方式对进入档案库房的人员进行身份识别认证，认证通过后才可进入，以提高档案资料的安全性和保密性。档案管理工作人员要有较强的责任感，工作中做到不坏、不丢、不乱。不坏指档案资料应完好无损，即使发现个别档案损坏，也应进行及时补救。不丢指保护档案资料的绝对安全性，不能因各种原因导致档案资料丢失。不乱指要按档案管理的制度严格对档案资料进行分类管理，做到档案资料一目了然，井井有条。档案管理网络系统可设置各种权限防止档案泄密，例如可以对企业的领导、主管人员、档案工作人员进行虹膜、指纹录入，作为登录档案管理系统的一道必要程序，当有陌生的虹膜、指纹企图进入档案管理系统时，会发出错误警告并发送短信给档案管理工作人员，使其提高警惕，从而保证企业档案资料安全。
（四）落实大数据智慧服务，构建智能化档案管理体系

从知识管理的视角来看，档案管理不仅仅是对企业信息的存储和管理，还包含着对知识资产的整合和利用。在档案管理中，可以将知识管理的理念和方法引入，通过对档案的分类、标引、元数据管理等手段，将档案中的知识进行有效的组织和挖掘。通过档案管理的知识管理视角，可以更好地保护和利用企业的知识资产，促进知识的共享和创新。

基于知识管理的档案管理模式更加注重对知识的运用和对信息化高科技的运用，这就意味着企业不仅要投入资金引进先进的设备，也要培养档案管理人员的专业能力，让他们学习更加先进的思想和技术，提高他们对企业档案管理的重视程度和积极性，真正把精力投入到档案管理当中去，抛弃过去“档案管理是企业中浑水摸鱼的部门”的观念，真正意识到档案管理对于企业发展的重要性。同时，要构建知识资源管理的新目标，实现档案的知识资源最大利用效益。制定目标，根据档案的不同类型进行合理的分类、保管，做好前期工作，才能为以后的搜寻和相关知识查询打好基础。以知识管理为切入点，改良数字档案馆平台的模块构成，多以实用性的模块化设计吸引用户，把用户最常用最重视的模块放在显著位置，简化其操作流程。例如通过文字描述、视频展示、多维互动等形式展示某类别档案的馆藏构成，有效提升用户的使用兴趣。档案知识的输出除了通过检索查询，还可进行主动推送。通过对于用户历史检索的信息类型和关键字智能检索，实现大数据基础下的快速匹配，还可以根据当前需要处理的信息，利用OCR等全文信息抓取技术从多维角度挖掘，在加工整合基础上形成档案知识服务包反馈给用户，节省用户的使用成本，提升档案应用效能。

结束语

档案管理工作的本质是对鉴定后有用的文件、声像和实物资料进行收集和管理。要做好档案管理工作，推动企业持续健康地发展，企业管理人员就要了解档案管理工作在企业发展中的重要作用，重视企业档案管理工作，为档案资料的保存提供良好的环境并进行严格的安全检测，维护企业档案资料的完整，对档案管理工作人员定期进行培训，提高档案管理工作人员的综合素质，重视实物档案的保存和利用，以便更加快速、直观地通过档案了解企业的发展状况。知识型档案管理是知识管理背景下企业档案管理的一种新发展模式，同时也是信息技术与档案管理融合的产物。企业要努力做到与时俱进，顺应时代发展的需求，创新档案管理理念与方式方法，充分释放企业档案资源优势，推动企业的健康发展。发展。

参考文献：
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