引言：随着时代的不断进步和社会的发展，传统的办公室档案管理方式也在不断演进。办公室工作人员主要在办公室中工作，他们的工作与办公档案密切相关，因此办公档案管理的改革对工作效率和顺利进行至关重要。然而，通过研究发现，在办公室档案管理方面仍然存在一些问题，本文将针对这些问题提出相应的解决对策。

1开展办公室档案管理工作的意义

1.1完善资料管理工作

为提高工作效率，必须加强对档案资源的有效管理，这不仅有助于提高各部门的工作效率，还能降低相关事故发生的风险，推动单位工作的有序进行。因此，办公室档案资源的完善管理工作应该被充分重视。另外，这种管理也为后续的资源查询工作提供了极大的便利，在信息化时代，充分发挥信息档案管理的作用可以实现快速的信息检索，极大地方便了资料的查阅。[1]

1.2保护重要与机密文件

办公室中的许多资料都涉及到一定程度的机密性。一旦出现资料泄露，不仅会对单位的正常运作造成困扰，甚至可能威胁到整个单位的稳定运行。因此，我们必须高度重视文件的保密工作。在实施办公室管理工作的过程中，应该针对机密文件采取严格的权限设置措施，确保未经授权的人员无法查看机密文件。这一管理举措不仅有助于提高档案管理的效率，还能有效保护机密档案的安全性。

1.3推动相关工作开展

在任何单位中，档案都扮演着至关重要的记录角色。尽管档案的内容各不相同，但它们在重要性方面都有共通之处。很多事业单位的档案都包含高度机密的信息，这些信息直接影响到企业的高效运作和顺利进行。因此，办公室档案资源管理人员必须充分认识到办公室档案资源管理的必要性和重要性，以确保单位的正常运营。

2现阶段办公室档案管理工作存在的问题

2.1档案管理工作方向不清晰

当前的档案管理工作必须紧跟时代的步伐，积极适应市场经济的发展方向。为了确保档案管理工作的有效性，单位应该努力发展适合自身的档案管理方法和形式，并明确档案管理的目标和发展方向。然而，实际工作中，很多单位的档案管理混乱，缺乏统一的管理标准，未能根据员工情况进行分类管理。例如，一些单位既管理固定职工的档案又管理合同职工的档案，未能将这两类档案分开管理，导致只能进行简单的混合管理，这给相关部门在需要调取档案或进行用人调整时带来了困难。[2]

2.2档案管理保存制度不完善

在一个单位中，档案管理工作需要各职能部门之间的紧密协作，以确保在需要时能够方便快速地查找相关资料，并且保证所找到的资料是完整和全面的。然而，在实际工作中，往往不能达到理想的协同情况，因为缺乏统一的档案管理和保存制度。例如，单位中的办公室需要依赖人事部门、财务部门以及相关统计部门提供各自的数据，以整合成完整和全面的档案材料。然而，这些部门与办公室通常都处于同等级的地位，没有义务向其他部门报告，而且为了方便各自部门的数据统计和资料检索，他们不愿意共享已统计的数据给其他部门。

2.3档案管理人员配备不合理

在档案管理工作中，办公室档案管理人员需要具备较强的专业素养，拥有高度的责任心和严谨态度，并且能够熟练掌握信息化系统的操作方式。然而，一些企事业单位未充分重视档案管理人员的配置，可能安排一些年龄较大或返聘的员工来从事相关工作。虽然这些年龄较大的员工在处理访问档案的群众时可能表现出亲切耐心和细致的态度，但由于他们可能受制于年龄和技能限制，对计算机的使用方式可能不太熟练，导致查阅资料的过程变得繁琐，不能迅速找到所需资料。随着时间的推移，查阅档案的人逐渐减少，形成恶性循环，导致档案得以整理但鲜有人查阅，失去了办公室档案管理的初衷。[3]

3提升办公室档案管理工作效率的措施

3.1完善管理制度体系

提高档案管理体系的创建是确保管理工作效率不断提升的关键因素。通过对事业单位档案管理工作的具体状况进行分析和研究，可以发现不管是文件的内容还是形式，都存在程度不一的不完备情况。对于一些管理时间较短、缺乏档案管理意识的人来说，他们的管理方法可能相对落后，将角色管理工作仅仅视为资料统计和存储，而未进行更深层次的考量。在这种背景下，各种问题难免会出现。[4]

3.2提高专业人员工作水平

在档案管理工作中，许多工作人员可能缺乏对自己工作的客观认识，以及相关的管理意识，这可能导致档案管理工作的低效和困难。为确保档案管理工作的效率和水平不断提高，首要任务是对档案管理人员的实际工作水平进行真实评估，然后通过组织专业培训的方式来提升他们的管理能力。在进行培训时，档案管理人员需要积极参与培训活动，并致力于学习相关的专业知识，不断巩固和提升自己的专业水平和工作能力。只有当档案管理人员认识到档案管理的重要性时，才能具备更高水平的专业管理能力，从而逐步提高办公室档案管理的整体工作效率。

3.3增加档案管理资金投入

办公室档案管理工作对于维护办公室的稳定性和提高工作效率至关重要。在办公室工作中，档案资料具有明显的指导作用，有序地管理庞大且复杂的档案资源可以帮助办公室人员更轻松地借阅和查阅资料。由于办公室的资料文件通常规模较大且容易混乱，因此与之相关的管理工作也非常繁重。要提高档案管理工作的效率，通常需要投入更多的时间、人力和有时甚至资金。从单位的角度来看，可以充分利用投入的资金，以提升档案信息管理工作的质量。为了充分利用资金投入，单位可以优先投资于档案信息管理系统的建设。这种系统可以帮助机构更有效地管理、存储和检索档案信息，从而提高工作效率。通过数字化档案管理系统，可以快速访问和共享信息，减少手动处理的时间和工作量。此外，系统也可以提高档案的安全性和可追溯性。[5]

3.4创新管理理念

对于事业单位的领导人员来说，应该高度重视档案管理的相关工作，促使整个事业单位持续加强对档案综合管理的重视。尤其需要注重合理改进工作的策划和部署。通过对档案管理工作的实际分析，全面积极地关注工作需求，以确保工作的有效性。另一方面，应采取有针对性的措施来鼓励并规范工作表现，包括奖励和惩罚机制。为了提高管理工作的重要性，可以利用多种激励措施来激发工作人员的积极性和热情。同时，需要灵活地根据具体需求来改善工作环境和条件，以提高工作的效率和质量。

总结：综上所述，时代不断进步，我国的电子信息化技术也在广泛发展，档案管理工作也在适应这一变化中不断完善。然而，档案管理工作仍面临一些挑战。因此，需要灵活应对现有问题，采取合理措施提高工作效率，以逐渐使档案管理工作更好地服务于其他工作人员。

参考文献：

[1]徐柳萱.提升办公室档案管理工作效率的途径探究[J].黑龙江档案,2022(04):281-283.

[2]张娟.办公室档案管理工作效率的提升途径分析[J].办公室业务,2022(07):16-18.

[3]王冰,韩宝海.浅析办公室档案管理工作效率提升途径[J].兰台内外,2022(01):28-30.

[4]纪玲.办公室档案管理工作效率提升途径探讨[J].山西青年,2021(10):143-144.

[5]万红英.提升办公室档案管理工作效率的途径分析[J].冶金管理,2021(05):197-198.