一、人事档案是在人事管理活动过程中形成的，经单位审核认可的，记载职工个人身份、思想品德、学识能力、工作业绩、工资待遇等事项的文字或表格，是反映职工德、能、勤、绩、廉综合情况的真实材料。人事档案必须经组织人事部门鉴定认可，分人立卷，统一保管，具有真实性、动态性、准确性、完整性、专属性、保密性的特点。按照身份划分，人事档案可分为干部档案、教师档案、学生档案、军人档案等类型。军人档案由军队人事部门管理；学生档案由学生工作部门管理；教师档案由人事部门管理；干部档案有组织部门管理，干部档案又细分为管理干部档案、专业技术干部档案等。人事档案是记录职工成长经历、社会关系、工作成绩、工作能力、业务特长和奖惩等情况的重要信息，是单位身份认定、选人用人、职称评聘及办理离退休手续的重要凭证，是记录工龄、职务、工资，办理养老保险、医疗保险等待遇的重要依据。中国特色社会主义新时代人事档案管理工作具有鲜明的政治性、专业性、法规性、服务性和保密性，必须遵守党管干部、党管人才的原则，依法依规、全面从严原则，分级负责、集中管理原则，真实准确、完整规范原则，方便利用、安全保密原则。实际工作中，还应注意下述事项。首先是要建立健全管理体制和规章制度。尤其是岗位职责、归档制度、查阅审批登记制度、工作日志等，统一集中管理人事档案，化零散为系统，化杂乱为集中，严禁个人私自保管、携带人事档案。其次，要先审核，后归档。学生证、毕业证、准考证、入学通知书、会员证、职业资格证、护照、奖状奖章、勋章、任命书等不属于归档范围；文书材料、诉讼材料、来往信函不归入人事档案。对观点不明确、表述不准确、内容不完整、未经签名或盖章的无效材料，以及未经核实的举报材料，不能存入人事档案。第三，要坚持档随人走，严禁私自保存、复制人事档案。转入、转出人事档案要有记录、并及时填写反馈回执单；转递人事档案要走机要渠道，不得通过邮政挂号信件、快递包裹投递。查阅利用档案，要先审批后查阅，并进行查阅登记。严禁擅自公开、泄露人事档案内容，禁止查阅本人及亲属的档案。第四，要加强干部三龄两历一身份审核鉴定。选人用人坚持公平正义，用真实材料说话。严禁伪造、篡改、擅自销毁档案材料，严禁私自撤换、添加、抽取、扣留、出卖人事档案，严禁违规接收、转递、查阅人事档案。     二、加强人事档案管理信息化建设的具体措施。首先，要优化档案管理信息化系统平台。人事档案管理信息化建设工作的核心内容之一就是加强档案管理信息化系统平台的设计工作。在对信息化系统平台的各项功能进行优化时，应该着重使用多种档案信息资料数据采集工具，保障信息收集的多样性和完善性，这样也有利于信息化系统平台可以及时收集到单位内部以及各种业务系统中的归档资料数据，从而实现对其的有效收集、利用、鉴定等，提高档案管理的效率和质量。在实际工作开展中，可以从以下几个层面展开：在初步构建电子档案文件资料形式的过程中，可以将档案资料文件的起草流程、流转流程等进行连接，然后利用系统平台的档案接口与采集引擎做好对接工作，最后根据档案资料的归档要求对其进行预先归档；对于档案管理流程，需要结合档案管理信息化建设标准，做好档案资料的系统化采集、分类管理、检索查询、鉴定统计、专题编研等工作，完善档案管理工作体系；档案资料的长期管理工作需要根据事业单位档案管理的现实需求进行，对数据管理、长期存储、数据防伪等工作进行优化，或创建出功能更加丰富完善的档案管理平台，做好对各种档案资料的集中化管理，减少问题的出现，保障档案管理工作规范化、高效化。其次，要提高人事档案信息化管理的标准性和安全性。要想促使当前人事档案信息化管理工作实现标准化发展，就必须充分根据单位的实际情况制定更加完善的档案信息化管理体系，明确单位档案的分类、格式、编目、归集、整理等工作的标准，进一步提高档案数据的规范性与安全性。档案信息化管理工作会涉及大量复杂的单位内部档案资料，所以更应该注意凸显档案信息化管理的安全性。对于档案信息采集工作，首先要对内部资料进行明确划分，特别是一些涉密或机密文件，需要按照标准对档案进行归类、采集以及后期存储载体的转换，保障档案的安全性；其次，要对内部档案资料的制作收发、复制传递、保存使用等环节作出明确规定，涉及机密文件的，要按照保密规定进行，最大可能避免资料数据丢失、泄露等问题的出现。除此之外，要做好档案管理信息化系统软件、硬件的升级维护工作，特别是要做好档案资料备份工作，防止系统长时间不更新而发生数据丢失的问题。对于一些内部资料的销毁，应严格按照电子档案管理标准执行，按照特定程序逐步进行，防止风险发生。第三，加大资金投入，强化信息化基础设施建设为全面落实档案管理信息化建设工作，单位要适当地加大资金投入，为后续建设工作的开展提供坚实基础。另外，还可以为其设置专项资金。除了要投入资金以外，还要带动相关单位进行投资，并把建设资金纳入预算中，从而利用多方力量推动档案管理的信息化建设。在进行档案管理信息化建设时，要对相关设备进行更新。由于整体工作模式和档案管理机制的变化，传统设备已经无法满足档案管理工作需求，对此，要依据管理模式选购专门的设备，并配备专业技术人员开发对应的工作系统，从而对档案进行信息化、统一化和规范化管理。　　三、如何提高信息化档案管理的实际效率，怎样采用全新的管理模式进行档案管理，是相关单位在加强专业信息化档案管理团队建设过程中需要着重思考的问题。为切实提高工作人员的信息化水平，相关单位可以根据自身工作模式和档案管理信息化建设需求制定对应的培训机制，引进相关技术人才对现有工作人员进行系统化的培训，在提高工作人员信息化水平的同时，增加其知识储备。另外，还可以举办技术交流会，让不同单位的工作人员进行沟通交流，相互借鉴，提高自身的专业水平。单位内部还可以开设线上学习课程，方便工作人员随时随地进行学习，从而打造一支高素养、高水平的档案管理人才队伍。单位在制定相关规章制度前，要对不同部门进行调查分析，掌握档案管理工作的具体特点和实际要求，从而为制度的完善提供参考，同时保障规章制度的内容有较强的针对性。另外，还要对工作人员的基本义务和相关责任作出明确规定。在全新制度落实前，可以先选择部分地区进行。

结语：创新人事档案管理工作，需要根据单位实际情况，客观分析具体问题，综合运用多种手段和多样方法，积极开展管理实践，通过不断的研究与探索以获得改革的科学方案，体现改革工作的合理性，从而推动档案管理水平快速提高。

参考文献

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[2] 陈玉兰.人工智能在现代人事档案管理中的应用[J].兰台内外,2023,(10).

[3] 康 婕. 现代人力资源管理视角下的人事档案管理工作[J].办公室业务,2023,(09).

作者简介：文霞，（1987.9——）女．青海海北人，青海交通职业技术学院馆员，管理学学士，主要从事文书档案方向的研究。