【正文】信息技术在我们的日常工作和生活中已经随处可见，给我们的生活带来了翻天覆地的改变，在高职院校档案管理工作中应用信息技术，实现了由传统的手动管理变为自动化管理，管理工作更加高效。高职院校档案管理的信息化建设更加符合当前高职院校发展的趋势，不仅能够存储海量数据，加快数据搜索和传输，同时还能推动高职院校管理制度越发规范，档案管理工作人员一定要善于应用信息技术，学习各种先进的管理技术和软件、更新自身的理念不断提高档案管理工作的质量，发挥档案信息的最大价值，为广大师生以及社会提供便利。除此之外，高职院校还要不断加强专业团队建设，配备专业的管理人员，运用更加先进、有效的技术手段开展档案管理工作，不断提高高职院校档案管理信息化建设水平。

一、高职院校档案管理信息化建设的重要意义

1.1有利于保障档案的安全性，并且随时调用

传统档案管理工作中一般都以纸作为档案信息的载体，不仅容易出现丢失、损坏的状况，在学生档案调用上也比较麻烦，需要耗费大量时间寻找。随着高职院校中学生和教师数量的不断增长，档案管理工作也需要与时代和社会的发展接轨，为高校管理提供更好的服务。实现信息化的档案管理工作，只需要通过网络搜索就可以轻松查找到学生或者教师的档案，同时计算机拥有非常强大的存储和备份功能，不用再担心档案存储地方不够的情况发生，同时还能够保证档案的安全性，在空间上和时间上都显得更加便捷，既免除了查找的繁琐过程，同时能够存储更加大量的档案信息，有助于提升高职院校档案管理工作的便捷性。

1.2能够有效提高档案管理工作人员的工作效率

当今的社会是一个快节奏的社会，在信息技术的推动下我们的工作效率都大大提升，推动信息化管理，能够节省各项工作时间节约人工成本，无论是档案查找、档案录入、档案更新还是档案传输工作都能更加高效的完成，同时还能保证数据的准确性。高职院校档案管理信息化建设能够将很多传统的人工工作由计算机代替，不再需要管理人员耗费大量时间去完成，在文件的传输上也只需要借助邮件、微信这样的传输设备就可以实现轻松传输，降低档案丢失的可能性，大幅提高了档案的利用效率。在计算机中管理员的日常操作也可以留存下日志信息，方便后期查阅和确认，留存可视化的档案管理记录，大大提升了档案管理工作人员的工作效率。

1.3符合当前高职院校管理的发展趋势

在高职院校发展和管理中，会留存下大量的图片、文字、音视频等不同类型的信息，是高职院校发展历程中非常珍贵的档案资料。当前高职院校档案管理信息化建设工作正在不断推进，面对教学模式的改革，能够更好的实现档案的传输、调取，提高档案的利用率，同时面对日益增加的档案数量和愈发多样化的档案使用形式，档案管理信息化平台能够轻松满足多种使用场景，让高职院校的档案管理工作符合当今社会的发展趋势，向着更加现代化和标准化的方向迈进，为高职院校的发展以及改革提供良好的档案管理基础。

二、高职院校档案管理工作的现状

    尽管很多高职院校已经意识到档案管理信息化建设的重要性，但是在现实工作中仍存在各种各样的问题，不利于高职院校档案管理工作质量和效率的提升，

2.1高职院校档案管理工作人员工作理念更新不及时，对信息化认识不足

高职院校很多档案管理工作人员都是工作时间非常长的老员工，由于受到传统档案管理工作理念和工作方法的影响，很难及时更新自身的管理理念和方法，以自身的工作经验以及熟练的工作技巧自居，对档案管理工作信息化建设非常漠视。再加上传统的档案管理工作并不需要什么专业的知识和技能，这些工作人员的工作素质以及文化水平参差不齐，在工作中非常的古板，根本无法真正认识到档案管理信息化建设的重要性，对学习全新的管理技术也不感兴趣，导致当前很多高职院校中仍然沿用传统、低效的档案管理方法，没有真正落实档案管理信息化建设，无法发挥信息化管理的作用。

2.2高职院校档案管理信息化建设在人员技术和设备方面存在问题高职院校档案管理信息化建设工作不仅需要专业的人才支持，更需要良好的设备支撑。尽管我国很多高职院校已经充分认识到档案管理信息化建设工作的重要意义并且积极开展，但是受到专业人才和计算机设备的限制，在工作中信息化水平不高，难以体现信息化的重要作用。很多并没有接受过档案管理信息化建设的人员直接开始利用信息技术进行档案管理工作，由于业务不熟悉、对信息技术操作很难快速上手，导致工作效率并没有真正得到提高，很大程度上制约着档案信息化建设的进程。除了缺乏专业人才，设备不足、技术落后也是高职院校档案管理信息化建设发展较慢的一个很重要的原因，很多高职院校中计算机设备比较陈旧且数量较少，根本无法满足档案管理信息系统需要再加上高职院校对档案管理信息化建设的资金投入不足，导致设备添置慢，信息化管理难以展开。

在一些设备充足的高职院校中，现代化的管理手段也没有得到充分的应用，管理手段单一，对档案管理工作不重视导致很多工作人员在实际工作中知识简单的应用计算机录入档案，并没有真正明确信息化管理工作的优越性，造成了先进设备和技术的浪费。

2.3高职院校缺乏完善的管理机构，管理职能无法充分体现

传统高职院校档案管理工作大都是由学校的综合部进行管理，但是由于历史遗留下来的一些问题，综合档案室一般只负责文字、音视频这样的资料，而另外一些档案会由其他部门进行管理，最终造成了很多部门共同进行档案管理的局面，档案管理工作非常的混乱。实现档案管理的信息化建设一定要有完善的管理机构，才能充分发挥出管理职能，协调好档案管理的各项工作，做好人员的调配，但是目前很多高职院校的档案管理工作依然比较混乱，无法充分发挥管理职能，在管理工作中容易出现纰漏。

三、高职院校档案管理信息化建设的有效策略

不断提升高职院校档案管理工作的质量，充分发挥信息化管理的作用，就需要正确认识到传统档案管理工作中存在的弊端，并且采取积极有效的措施进行改进，以下提出了几点有效的解决策略。

3.1及时更新管理理念和管理方法，加强对档案管理信息化建设工作的重视

高职院校档案管理工作不仅关系到高职院校的发展，还关系到学校中的广大师生，是一项非常重要的工作，想要顺应时代的发展，促进档案管理信息化建设，首先需要改变管理理念和管理方法，打破传统档案管理工作的束缚，在工作中展现出创新性。管理工作人员的工作理念直接影响到档案管理工作的质量，信息化档案管理工作以现代的科学技术手段作为依托，需要管理工作人员学生掌握、了解信息技术并且充分认识到信息技术的作用，尝试将信息技术手段应用于档案管理工作当中。高职院校的领导一定要及时认识到档案管理工作对院校的个发展和变革的重要性，提升档案管理工作的地位，由上而下的做好管理理念的更新和转变，加强对信息技术的宣传，在日常工作中可以由比较年轻的档案管理工作人员带动资历较老的管理人员深入了解和掌握信息技术的应用方法，让他们认识到信息技术应用的便捷性，这样在信息化管理工作中管理人员能够更快更好的上手操作，才能充分应用先进的设备，打造一支高素质、专业能力强、工作效率高的档案管理工作团队，更好的完成高职院校档案管理工作。

3.2加强专业团队建设，不断引进先进的设备和技术

人才和设备是高职院校档案管理信息化建设的基础保障，高职院校需要不断吸纳复合型的管理人才为档案管理工作的专业化和信息化提供保障，并且加强对高职院校档案管理人员的培训，让管理人员能够定期接受全新的管理理念和管理方法，明确信息技术应用的便捷性和有效性，让他们充分认识到信息化管理的重要意义。在日常工作中，高职院校可以定期组织信息化档案管理培训，这样才能在档案管理人员的自身努力和高职院校的双重努力下，不断提升档案管理人员的专业水平和业务能力，让管理人员能够娴熟的掌握档案管理软件操作，培养档案管理人员的现代化管理意识，打造一支高素质、专业程度水平的档案管理团队。

对于档案管理设备，高职院校中需要淘汰陈旧、运行缓慢的计算机并且及时引进新的管理设备，确保设备能够支撑信息化管理工作的开展。高职院校需要适当加大档案部门建设经费的投入，除了引进先进的设备之外，还要加强市场调研，及时购置实用、便捷的档案管理软件，及时更新传统档案管理模式，最大程度上发挥计算机技术的作用，积极推进高职院校档案管理信息化建设。在教育改革的背景下，出现了高校改革、高校合并等种种改变，为了方便档案信息的留存、传输等工作，还需要搭建更加完善的档案管理平台，确保档案文件可以随时被存储、更新和检索，在档案管理平台的支撑下，档案管理信息化建设水平能够进一步提高，管理人员也能借助平台更快更好的上手操作并且将高职院校中所有的档案信息都更好的保存和管理，大大提升了档案管理工作的便捷性和效率，高职院校还要定期对学校中的软硬件设备进行维护，让档案管理工作能够更好的服务于高职院校的个各项工作，充分体现出档案管理信息化建设的优越性。

3.3建立健全管理制度，最大程度上保障高职院校档案的安全性

任何工作的开展都离不开完善的制度保障，推动档案管理信息化建设需要确立与之相匹配的管理知识，才能确保档案管理工作更加顺利，让档案管理工作人员在工作中有制度可以依照。在传统档案管理工作高校的各个部门之间分工不够明确，导致数据混乱，很难快速整理和搜寻到，建立健全档案管理制度能够划清各人员的权责，确保分工明确，各人员高效协同完成档案管理工作。在制定制度时高职院校一定要根据学校档案管理的实际情况，明确档案管理工作的目的，并且保证制度的灵活和人性化，不要太过死板和僵化。每个高职院校都有自身的发展规划，所以档案管理制度一定要与学校发展特色紧密相连，确保能够与学校的发展相匹配，并且将档案管理工作提升到重要的地位上，加强各部门之间的协同合作，实现统一规划和集中管理，推动高效档案管理信息化建设。

档案的安全性也是档案管理信息化建设中需要重点关注的内容，尽管避免了档案丢失、破损的情况，但是互联网时代下黑客技术也成为影响档案安全性的一个重要因素，需要在档案管理系统中创设完备的安全保障机制，确保档案信息能够安全的储存在数据库内，不会被随意的篡改和窃取。在高职院校档案管理制度中也要明确安全管理制度，让管理人员能够更加明确自身的责任和义务，加强保密工作并且明确自身工作的重要性，科学合理的运用档案管理平台。在技术上一定要加强病毒查杀、防火墙建立等多方面的内容，加强网络安全保障，并且制定相关的防御措施，避免高职院校的档案信息出现安全隐患。

【结束语】综上所述，当前很多高职院校已经开始进行档案管理信息化建设，并且取得了较为有效的成果。在实际工作中高职院校一定要从改变管理人员理念做起，加强对信息化管理优势的宣传，让管理工作人员充分认识到信息化建设的重要性，主动学习新技术，建设一只高素质、高水平的专业化管理团队。同时还需要紧随工作实际不断完善管理制度，保障档案的安全性，划分好各部门、各人员之间的权责，为高职院校档案管理信息化建设打下坚实基础。

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