信息技术普及的时代背景，改变了人们的管理观念，社会各界便开始利用信息技术来实施内部管理，创新管理模式，完善管理制度，以保证资源的合理分配和使用。事业单位的档案管理工作，相较于其他企业的管理而言，具有一定的复杂性，从而增加了信息化建设的难度。做足前期准备工作，充分了解档案管理的实质与具体要求，可以加快档案管理信息化建设的进程。根据了解到的内容制定建设计划，以此来实现信息化建设工作落到实处，并保证档案信息分类的有效性，为后期信息化建设打下基础。

一、事业单位档案管理信息化建设中存在的问题

（一）档案信息开放程度低

目前，我国许多事业单位已经着手构建内部数据库，但其中信息的开放程度却比较低，因此导致许多具有价值的信息无法的到充分利用，同时限制了信息资源采集的渠道，即使收集了一定的信息但重复率高的现象极为严重。此外，档案信息化建中，资源的开发水平与质量还相对较低，无法保证档案信息资源共享的有效性，使信息资源无法实现真正意义上的流通和使用，从而阻碍了档案管理信息化建设^[1]。

（二）档案信息管理不当存在泄露风险

事业单位与其他企业有本质上的区别，作为国家下属机构，内部资料会涵盖国家机密，其内容关乎国家安全，需要严格、妥善管理。在档案管理信息化建设中，需要对应用程序与流程进行加密，可通过设置权限的方式来提高保密工作。但是，许多事业单位在建设信息化管理进程中，并未认识到保密工作的重要性，从而忽略了对涉密档案的管理，而是将其混入到普通档案中，这一行为在无形中增加了涉密资料泄露的风险，为国家安全增加了隐患。除此之外，验收与审查程序也存在漏洞，当工作人员在对涉密资料进行录入时，未能在涉密计算机上完成，这样的过程也会增加文件泄露的风险，在档案管理信息化建设中，坚决杜绝此种行为的存在，以保证机密文件的绝对安全性^[2]。

（三）档案管理人员综合素质不足

事业单位的档案管理工作纷繁复杂，并非靠个人或单一部门就能完成的，特别是对档案管理工作的信息化建设，需要大量专业人才指导，多个部门配合才能完成。但是很多事业单位工作人员在进行档案管理时存在专业素质不足的现象，当前事业单位档案管理人员综合素质不足显现普遍存在，导致这一问题的主要原因是，在日常管理中，并未关注档案管理人员配置问题，忽略日常监督与培训工作。档案管理工作，由其他部门兼职完成也是较为严重的问题，事业单位不设立档案管理部门，这样的管理方式完全丧失了档案管理的有效性与安全性。另外，档案管理人员由于不具备专业的计算机应用技能，在检索档案资料时，无法通过科学的方式检索出想要借阅的档案信息，从而导致工作效率降低。

（四）缺乏对档案管理信息化建设的科学构建

许多事业单位在进行档案管理信息化建设实施过程中，并未对本单位实际情况进行深入分析，规划出有针对性且行之有效的计划，这也就导致档案管理信息化建设缺乏科学性与有效性，究其原因主要是：首先，事业单位没有制定完善的关于档案管理工作奖惩机制，这也直接导致档案管理人员工作积极性与责任意识不足，没有积极主动学习先进管理技术与方法的意识。其次，事业单位是俗称的“铁饭碗”，部分档案管理人员工作懈怠，并且由于人员结构稳定，不利于引进档案管理信息化建设专业人才。最后，事业单位在进行档案管理信息化建设中多依靠档案管理人员自行摸索，缺乏专业人员培训指导，在很大程度上降低了档案管理信息化建设效率和质量。

（五）缺乏专业的数据库

在很多非专业人员的印象里，事业单位的档案管理是非常简单的工作，只需将收集到的各类档案信息按照类别不同进行分别储存录入，需要时再找出来进行修改、删除或转发。但是，这其实只是档案管理中最基本的工作，档案管理人员还需要对繁杂的档案信息进行总结和分析，发掘出有价值的内容供相关单位和人员参考，这就需要档案管理系统功能完备，数据详细真实。但是我国大部分事业单位对数据库的建设还不够专业和完善，也就在一定程度上限制了档案管理工作的效率和信息价值的挖掘。

（六）档案信息利用率不高

我国当前还有部分事业单位采用纸质版管理档案的方式，虽然也应用到计算机技术，但也仅限于存储简单信息，并且档案的查阅流程也很复杂，查阅单位或人员要先想档案管理部门提出借阅申请，得到批准后如果需要的资料比较简单，可从电脑中进行查阅，如果需要详细信息，档案管理人员要从海量的档案库中进行查找，大大降低查阅效率。此外，纸质资料保存起来有一定难度，在翻阅过程中容易出现损毁，对保存环境要求较高，在很大程度上降低了档案信息的利用率。

二、解决事业单位档案管理信息化建设中存在问题的有效策略

（一）完善档案信息化管理制度，提升档案信息开发程度

档案信息化管理，需要在完善、规范的管理制度下完成，因此，建立档案信息化管理制度是信息化建设工作中的重点。首先，事业单位应根据自身的发展战略目标制定一套符合自身发展需求的档案信息化管理制度，期间针对档案管理工作中的逐条内容，对其进行分类处理，并对档案信息归档、底稿保留等项目进行明确，同时针对涉密档案的性质，明确其保存及录入方法，以保证涉密档案的绝对安全性。同时，在信息化管理制度的约束下，有效开展档案管理工作，将有价值的档案信息进行整理，保证其发挥应有的作用。还要拓宽档案信息的开发渠道，提升收集资源的精准度与质量，将整合后的资源信息进行有效流通与共享。基于此，档案信息化管理制度的完善，可有效推动档案管理工作进一步发展，提高档案管理的水平，促进事业单位健康稳定发展^[3]。事业单位档案管理信息化是对传统档案管理工作的变革，首先领导层要给与档案管理工作足够的重视，根据本单位实际情况进行必要投入，建立完善合理的奖惩制度，使档案管理工作人员的管理成果与薪酬待遇、个人发展挂钩，激发其学习与工作的积极性；其次是档案管理工作人员要对自身工作有正确认识，积极提升自身责任意识，树立终身学习观念，努力提升自身信息化管理水平，变革传统工作模式，将档案管理详细化、数字化。

（二）合理规划档案管理信息化建设步骤，规避泄露风险

档案管理信息化建设中，若想使其在后续发展中实现良性循环，事业单位在建设前应做好长期规划，并按照计划采购符合自身需求的信息技术产品，并与档案管理系统研发部门有效对接，以便于在后期使用过程中将其充分利用，从而完成规划目标。档案管理信息化建设过程具有一定的复杂性，其中涉及的涉密档案管理关乎国家安全，作为事业单位管理者应承担起监督职责，以保证信息的安全性及各项工作落实情况。监督过程中，需要切实做好档案信息安全管理工作，并明确涉密档案调阅的设置要求，同时注意后续维护工作的有效性，以保证存有涉密档案的网站拥有绝对的安全性，从而促进档案信息化管理保持良性循环，后续工作有序开展^[4]。

（三）提升档案管理人员的综合能力，组建具备专业素质的团队

档案管理信息化建设中，提高工作人员的专业素质及操作技能可保证档案信息化管理有序进行。对于刚入职的档案管理人员，要对其进行全面专业的档案管理与信息技术的培训，制定一定的考核标准，只有达到标准后才能上岗。期间注意培训内容的针对性与高效性，可以聘请专业的信息技术人才到单位进行培训，保证档案管理工作人员能够接受系统的、全面的专业知识与操作技能训练，也可以组织本单位档案管理人员去优秀单位进行学习交流，另外还要注重线上培训方式，单位要投入一定资金，购买一些专业课程，供本单位相关工作人员学习。奖罚制度在任何形式的企业中，都具有督促与激励员工上进的效果，在事业单位档案信息化管理培训中，可以通过设立并利用奖罚机制，对培训结果进行考核，在掌握工作人员学习成果的基础上，可以通过考核发现技术能力与专业素质强的员工，针对此类员工可以在分配工作时委以重任并给予嘉奖^[5]。事业单位不仅要注重本单位专业人才的培养，还要不拘一格从专业院校和社会中引入档案管理信息化方面的人才，提高薪酬待遇，以吸引优秀人才组建本单位的专业管理团队。

（四）建立专业的信息化设备与系统，科学构建档案信息管理信息化建设

事业单位要实现档案管理信息化，就必须配备专业的设备和系统。首先设备包括计算机设备、扫描系统、照片采集、语音采集、多媒体设备等，档案管理配置的设备越齐全，工作效率会越高；其次还要投入一定资金购买档案管理信息系统，要对系统功能进行筛选，符合本单位实际情况即可，还要对提供系统单位的资质进行严格审核，以保证其及时提供档案管理系统升级服务。除此之外，事业单位还要提供专门进行档案录入的场所，由于需要将传统纸质档案录入系统，初次操作需要足够面积的场所进行，档案录入工作完成后，也要为档案管理部门配备专业的办公室。最后还要投入一定资金，购买专业的安全防护系统，由于事业单位很多档案信息涉及国家机密，在进行信息化管理后如果没有安全防护系统的保护，很可能由于网络的不确定性而遭到泄露，所以在进行信息化建设后对档案信息的保护是重中之重^[6]。

（五）完善档案信息化建设安全制度

事业单位的档案管理实现信息化过程中，要保证档案信息的安全性，档案管理过程的监督机制也要完善，首先，档案管理人员要对档案查阅人员权限进行设置，不具备查阅权限的人员一律拒绝访问事业单位档案信息管理系统；其次在具备查阅权限人员进行调阅档案后，系统自动对调阅具体内容、时间、访问人员身份进行备份，并且具有查阅权限的人员并不具备修改、删除、转发等权限，进一步保证档案信息的安全性；最后，还要完善事业单位档案管理信息化建设过程中的监督机制，监督人员由领导层和相关技术人员组成，并将监督责任落实到个人，保证监督工作的有效性，监督机制的高效运行不仅能对档案管理人员形成制约，还能提升其工作积极性，进而保证档案管理信息化建设的效率和质量^[7]。

（六）提升档案信息管理的有效性，提高信息利用率

提高事业单位档案信息的有效利用是进行档案管理信息化的主要目的之一，在进行信息化建设过程中为了后期很好的对信息进行利用，工作人员首先要将档案信息进行详细分类，分类后将纸质档案中的所有内容按条理录入，为检索、共享提供便利；其次，还要注重档案信息的数字化管理，将档案中的特殊信息用数字化技术进行保存。这些操作都是为了将档案完全还原在系统中，也方便查找和利用。此外 服务网站是档案管理信息化建设中不可缺少的一部分，在信息化建设中，应注重服务网站的建设，使其拥有较强的升级能力和开发能力，便于更好的服务社会。与此同时，事业单位也应积极建立档案信息服务网站，将国家政策及相关系信息，通过网站传递给广大群众^[8]。

三、结束语

综上所述，信息技术普及的时代背景下，事业单位应深知当前的现状，正视管理中存在的问题，积极进行改进，利用一切手段在保证档案信息安全的基础上，以保证在日后的档案管理中，充分发挥其作用与优势，以改变原有的管理现状，确保档案信息化管理落到实处，提高档案管理水平的基础上，提升事业单位的核心竞争力。

【参考文献】

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[2]郭岩. 事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J]. 经济学, 2021, 4(1):58-59.

[3]苏红. 事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J].  2021(5):127-128.

[4]张雨婷. 事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J]. 科学与财富, 2020, 000(8):41.

[5]徐海燕. 事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J]. 文存阅刊, 2018(9):1.

[6]黄凯. 事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决方案[J]. 电子技术与软件工程, 2018(14):209.

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[8]李洁. 事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J]. 经济视野, 2021(2):274.