前言：高职院校在教育行业中起到至关重要的作用，是重要的人才培养教育基地。同时，高职院校的发展远远离不开科学化的办公室管理，采用精细化的管理工作，更好地协调和管理相关行政和教学等方面工作，不断优化管理模式，提高办公室管理工作的质量和效率，为学生提供更加优质的教学服务，保证办公室精细化管理工作，可以在运营中更加科学化和规范化，进一步实现现代社会人才培养计划，为国家提供专业的复合型人才做一份力量。

一、高职院校办公室工作精细化管理的概念

所谓精细化管理，就是现代社会发展中一种新型的管理理念和手段，重点是对社会分工和服务质量等方面进行精细化管理，也是现代社会发展中必然的管理趋势。因此，在高职院校办公室工作中，开展精细化管理模式，进一步加强各项工作的质量和效率，把新的教学理念，充分落实到办公室管理工作中，减轻工作人员的办公压力，使教育工作可以在更加高效化和高质化的模式下，顺利开展教学工作，推动我国高职院校教育行业的可持续发展。同时，由于高职院校的办公室管理工作内容复杂，需要各个部门之间有效沟通，在管理中存在一定的限制。所以，使用精细化的管理模式，把各项办公室工作细化，使教育人员的工作范围更加明确，积极应用到现代先进的互联网网络技术，不断完善办公室管理机制，尽量降低资源的浪费，促使现代化的办公室管理更加具有时效性和实践性。

另一方面，由于高职院校的办公室精细化管理工作，是一项花费长时间，才能呈现满意效果的工作。因此，在实际的精细化管理过程中，高职院校一定要充分了解精细化管理理念和含义，在管理中尽快落实精细化管理的目标，对教育的方式方法不断改进，设置科学化和专业化的工作流程，重视实践教育，在不断尝试和改进中，确定出最适合学生学习的办公室管理形式，为教师和学生提供精细化的管理服务。

二、高职院校办公室工作精细化管理中影响因素

1.教育改革的压力

近些年来，随着国家对教育行业的不断改革，加强了高职院校的建设，增加职业教育院校的规模，以此为社会培养出更多复合型人才，使学生在专业技能和实践能力上，都能充分发挥自身的价值。但是，在实际的教育行业改革过程中，教育理念和模式也相应做出变化，高职院校办公室管理工作的压力也越来越大，在面对社会就业率降低的形势下，院校的精细化管理工作受到一定限制。

2.办公室管理工作不到位

在传统的办公室管理模式中，缺少完善的管理机制，管理人员的水平较低，不能充分发挥管理工作的价值，在实际的管理流程中，缺乏职业精神，对精细化管理理念不够重视，没有进行系统性的研究和学习，导致办公室管理工作经常出现纰漏，降低高职院校管理工作的质量，无法满足现代学生和教师的发展要求，使办公室各个职能部门的管理效率下降。

3.没有积极使用先进的信息技术

目前，在我国信息技术不断进步的背景下，大数据时代不断发展，信息化基础建设大大提高了生活质量和效果。但是，在高职院校的办公室管理工作中，没有被积极使用，院校对信息技术缺少健全的管理机制，导致在精细化管理中存在一定的局限性。同时，办公室管理工作还会受到设备资源投入不足的影响，不重视日常的养护和维修管理，对于受损的设备没有及时更新和改进。对于系统功能性较差的设备，没有及时采用科学手段，经常导致系统信息被盗取或者泄露的情况。此外，网络运营速度也是办公室管理中经常被疏忽的问题，导致教育工作的运行效率下降，无法实现高效的信息网络运行状态。

三、高职院校办公室工作精细化管理的策略分析

1.充分理解精细化管理的含义

由于精细化管理是系统性和综合性较强的管理模式，也是现代管理中一种新型的管理手段，对高职院校的发展有一定推动作用。因此，高职院校要灵活应用到精细化管理模式，充分认识到精细化管理内容的含义，让每一位办公室工作人员，都能积极对精细化管理进行探索和分析，合理有效使用到精细化的功能和特点，提高精细化管理的价值。所以，高职院校要经常组织管理人员参加精细化管理的培训或者讲座，提高工作人员的管理水平和综合素养，促进各个院校办公室管理之间的交流和合作，增加人员对精细化管理的理论知识理解能力，进而可以采用更加精准的管理方式，实现对高职院校办公室工作的精细化管理（如图所示）。同时，在实际的管理工作中，必须重视工作内容细节化，使人员从主观意识上社会精细化管理的含义，从管理的细节出发，在管理环节中逐渐把工作内容细化，不断优化工作任务中细微之处，体现出精细化管理中“精”和“细”的重要性。

2.善于总结办公室工作规律

在精细化管理的理念下，高职院校办公室工作更加重视规律性，通过对具体工作内容的观察，按照特定的工作流程，采用相同的逻辑方法，使管理人员对办公室工作全面管理和控制，提高办公室工作的效率。同时，由于办公室工作更加多样化，经常会受到时间和空间的限制，存在重复的情况，使管理工作的质量和效率降低。因此，高职院校要科学化设计管理方案，把办公室工作内容具体分为：教学和科研管理、辅助领导管理、师资管理以及后勤管理等方面，科学化地设计课程时间以及课表内容，及时对教学方案和教材内容进行更新和优化，避免管理工作在时间和空间上的重复性，不断积累精细化管理经验，逐渐探寻出办公室工作的规律性，善于总结办公室管理工作重点和难点，及时攻破管理中的难题，使办公室管理工作更加顺畅，确保是在规范化和合理化状态下运行，确保师生在高职院校中享受到优质的教学服务，推动精细化管理在教育行业的可持续发展。

3.完善办公室工作中信息精细化管理

由于办公室管理中会涉及到大量信息，在精细化管理中，对工作人员造成一定压力。在办公室信息管理过程中，精细化管理是核心教育理念，为了使信息管理汇集成完整性的信息链，必须对信息链进行划分，主要分为单向和双向的信息流，确保每一个接触到信息流的人员，都能真实和准确地输出信息，使信息链的内容更加精确和完整，进一步实现精细化的管理模式（如下图所示）。同时，在对数据信息进行精细化管理过程中，一定要严格地看待每个环节的工作，确保各项工作的细致性和严密性，及时对信息进行预测，减少因为信息不对称产生更多资源的浪费，造成一定的经济损失，不利于高职院校实现经济效益和社会效益。此外，对于信息流动过程的审核工作也是非常重要的，提高审核人员的综合素养和责任意识，明确人员的管理范畴，控制管理工作中各个细节，充分发挥精细化管理的作用。

4.强化精细化管理模式

由于精细化管理模式的特殊性，在高职院校办公室工作中，经常使用信息技术，实现信息化的办公和管理，进一步提升办公室管理工作的质量和效率，使管理工作更加科学化，加快了管理工作的时效，促进信息技术在教育行业的发展。在实际应用信息技术管理过程中，会使用先进的社交软件，像企业微信和钉钉等，通过线上和线下的工作服务，提高办公室工作的效率，满足现代化的发展需求。同时，先进的信息技术还能对工作进行划分，对不同人员进行定位和考核，以此提升精细化管理的效果。各大高职院校积极建立信息化平台，开展线上工作模式，通过网络技术实现浏览、查找、信息获取等功能，促使办公室工作可以在日常的微信使用中完成，偏于管理人员下达指令任务，以及把相关办公室工作信息和成果，展示给大众，实现信息共享平台。在高职院校办公室中管理机制上，也可以利用到现代信息技术，比如，微信小程序和互联网公众号等平台，实现预约、签到和查询等功能，确保办公室管理模式更加信息化和精细化，通过高职院校不断更新和改善信息技术，跟进时代发展的步伐，积极使用先进的信息技术，为办公室管理工作配备更多专业设备，提供一定的技术和资金的支持，使办公室精细化管理工作越来越智能化和规范化。

5.建立激励管理机制

由于高职院校的办公室工作内容繁重，需要大量信息的整合，以及会涉及到报送信息的工作，以此实现领导对信息的审核工作，进一步加大了管理人员的难度。所以，建立合理的激励管理机制，激发工作人员的热情，使工作人员更愿意参与到信息管理工作中。同时，高职院校也要加强对信息等资料的精细化管理，通过对人员在信息报送和质量方面进行审核和评价，公平公正地评分，提高稿件报送的数量，增加信息内容的范围，实现高质量的信息工作，提高信息管理工作人员的积极性，提供更加优质的精细化管理服务。

6.提高高职院校教职员工的素养

在新的教育背景下，国家对高职院校的教育发展提出更高要求，不仅要落实学生全面发展的教学理念，也要加强教职员工的综合素养，提高教师的品德素养，做到为人师表，进而可以更好地把知识传授给学生，促使学生在“德智体美劳”上都有所提升。因此，高职院校要承担起这份责任，全面贯彻党的相关教育政策，带动教职人员积极学习相关教育规范和法律法规，从根本上上提升自身的职业素养，定期组织教职人员参加社会实践活动，把自身爱岗敬业和无私奉献的精神，传递到高职院校办公室工作中，提升精细化管理工作的价值。

四、结束语

总而言之，在新型的精细化管理理念下，高职院校办公室工作逐渐趋于完善状态，在教育行业发展中起到推动的作用。由于高职院校的办公室工作不再是传统的事务性工作，逐渐转化成政务性的办公工作，需要更多复合型人才，积极参与到办公室精细化管理工作中，在管理中起到良好协调和沟通的作用，通过各个部门之间精细化的配合和管理，不断改善目前办公室管理工作的现状，提高办公室管理工作的质量。

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