引言

工程档案即为工程建设过程中的各类客观真实资料，涵盖工程项目规划、设计、施工以及竣工验收等阶段，包括规划方案、施工图纸、变更记录、开竣工文件、质量安全文件、验收材料等各类内容，涉及文字记录、统计表格、设计图纸、现场照片、三维模型、声音影像等不同形式，工程档案管理是工程建设中的关键环节，能够有效反映工程建设质量。

1工程档案信息化管理的必要性

（1）信息化建设是工程档案管理的时代潮流。工程档案中的数据、信息、知识作为新生产要素，要依靠信息技术的驱动才能发挥其时代价值。目前，信息化与档案工作正在发生“化学反应”，形成一个完整的档案工作现代化体系，并不断催生工程档案的新模式、新业态。一个以人工智能为核心，融知识图谱、数据挖掘、智能服务为一体的新型工程档案数据服务方式正在兴起，它将改变工程档案部门的服务模式和人民群众利用档案的传统习惯。（2）信息化是工程档案现代化管理的必要手段。以信息化建设引领现代化管理，是工程档案管理新模式的要求。当前，数字经济引领社会进步，工程档案管理已成为数字中国建设的重要方面，强化工程档案收管存用各环节的电子档案建设，使信息化全方位融入工程建设成为大势所趋。（3）信息化是工程档案现代化的动力引擎。以信息化驱动现代化，是人类历史发展的宝贵经验。纵观人类历史，每一轮由技术创新引发的科技革命，都会带来社会生产力的大解放。以信息技术为引领的新一轮科技革命和产业变革方兴未艾、浩荡前行。工程档案管理部门必须抓住这一重大机遇，以信息化建设推动档案工作转型升级。

2工程档案信息化管理存在的问题

2.1缺少现代化档案管理制度。工程类档案资料

由于存放部门较多且档案种类多样，以企业管理经验、管理人员主观思想为主导的传统档案管理制度难以满足新时期档案管理需求，电子档案与纸质档案管理脱节。现代化档案管理制度应涵盖档案的统一收集、标准化审核入库、归类存储、共享使用以及安全保密等各个方面，以符合新时代的信息化档案管理系统建设要求。

2.2缺乏资源共享和技术创新意识。

尽管部分企业已建设信息化档案管理系统，但由于缺乏资源共享和快速查阅机制，导致档案资源利用率低，档案查询耗时费力，各类档案数据相对孤立和封闭，难以融入整体业务和实现数据共享。随着新技术的发展，除传统纸质文档、图表、声像等各类文件外，工程建设过程中还包含的三维BIM模型、数值分析模型等资料，现有档案管理水平难以满足多样化管理要求。

2.3信息化质量总体不高

投入决定产出，梳理发现，投入多的企业在信息化质量方面走在了其他企业前面，主要差别在于：档案电子化清晰度高、介质存储量大、查询利用快捷、服务效率高，后期维护成本相对低。同时，信息化也为企业决策提供了更精准的参考，节省了人力物力，为企业抢占市场先机奠定了坚实基础。但是，从整体来看，建筑工程行业的质量依然偏低。

3工程档案管理信息化实施策略

3.1完善基础设施和管理系统建设

增加工程档案管理信息化系统建设专项投资力度，以先进的基础设施设备、网络体系、软件平台，保障档案管理工作的高效开展。为工程档案管理配备专用计算机、扫描仪和高性能服务器等基础设施设备，确保档案扫描、录入、上传等信息化处理过程快速、高效。网络体系建设也是管理系统建设的重要内容，如通过技术手段使档案管理部门使用独立的信息网络体系，提高档案信息输入和输出效率以及安全程度等。根据工程档案管理制度及管理需求确定系统平台架构并进行软件应用开发，支撑档案的信息化、电子化管理，完善线上档案管理流程，基于数据标准管理机制实现扁平化的档案目录配置，提升档案录入和后期查阅效率。

3.2提高档案管理人员的业务素质

档案管理人员在档案管理信息化过程中拥有执行者和使用者的双重身份，加强档案管理人员的素质建设是提高建设工程档案信息化管理的重要环节。可以通过以下三个方面提升档案管理人员的专业管理知识积累和计算机系统软件应用。首先，要提升档案管理人员的服务意识。在全面网络环境中，要求档案管理人员需要具备较高的服务意识，积极主动为来访者提供档案信息录入和查询服务，满足服务对象的需求。其次，要提升档案管理人员的专业技能。由于建设工程项目从组建到完成需要大量的人员参与，故多数建设工程单位不会专门设置档案管理部门，这就导致管理人员需要兼职完成项目中的其他工作，无法专心进行档案资料的全面细致录入及整理。

3.3加快建设智慧档案室一体化平台

智慧化档案室建设是推动工程档案数据化管理的基础。在新型信息技术不断革新的环境下，传统工程档案室硬件条件和环境已不能够满足现代档案管理信息化的需求，老旧档案室急需改造升级为智慧档案室，满足新形势下工程档案工作的应用需要。智慧档案室一体化平台管理系统方案能够最大化保护和挖掘档案价值，使档案室管理工作变得更加安全、便利、智能高效。智慧档案室一体化平台实现密集架的容量管理可视化，建设以3D模型与数据形式展示密集架的使用状况，通过系统面板可以直观地了解到密集架的实时的空余、占用情况。节省人员的查验时间，使得工作安排更加便捷有效，工作效率得到提升。

3.4树立档案信息责任和安全保密意识

正确认识电子档案的信息化属性。一方面，作为工程档案进行管理的信息必须经相关审核、归档和处理过程后才能真正成为信息化档案，并具备唯一的编号和电子标签；同时，信息化档案的管理也并非仅管理电子文档，还包括与相关实体文档的关联信息管理；定期了解一线档案管理人员在工作中的系统使用情况及困难，及时收集意见与建议，使管理人员自觉树立档案信息责任意识，逐步实现由传统档案管理思维向信息化管理方式的转变。系统制定档案安全与保密机制，明确保密档案专项管理要求，落实相关涉密文件和档案保密责任机制，确保相关档案安全保密工作落实到人。对于系统存储的保密档案，应根据保密档案管理机制，明确项目角色人员的档案查阅权限并在系统中完成人员权限配置，全面提升档案资料的安全水平。加强档案管理人员安全和保密技术培训，巩固管理人员安全防范意识。此外，工程档案管理信息化系统运行使用中，可通过用户身份鉴别、访问控制等措施，禁止违规接入互联网和其他公用类型网络，重点严防病毒、黑客攻击，避免出现数据和信息损失。

结语

随着信息化技术的不断发展，信息化、平台化的集成管理模式已逐渐成为工程档案管理的主流应用方向，云存储、大数据等新技术的加持，也使得信息化工程档案管理也更为高效、便捷。结合企业自身档案管理要求和特点，关注档案管理行业新兴技术与发展趋势，加强档案管理体系、利用体系和安全体系建设，不断提升企业信息化基础设施和管理系统建设水平，加强专业人员的技术能力培训，方能实现新时代背景下的工程档案精细化、信息化管理，最大程度发挥出工程档案的资源和信息价值，为企业的信息化发展、数字化转型打好数据基础。

参考文献

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