人事档案管理在报社管理中具有重要的作用，基于记录职工的相关信息，为在职人员的选拔、管理、任用等提供依据。现阶段，很多报社均认识到了人事档案管理工作的作用，然而因为各种因素影响，导致工作水平受到了消极影响，出现人才发展受限、人才流失等问题。为了改善现状，报社应该分析人事档案管理中的问题，积极采取应对措施，不断提升管理水平，充分发挥出人事档案管理工作的价值。

1、报社人事档案管理的重要性

    人事档案管理具有重要的作用，主要体现在几方面（如图1所示）。

图1 报社人事档案管理的作用

    第一，可以为报社人才选拔提供依据。要想科学合理地选拔人才，应该先掌握人才的能力情况，档案管理部门应综合考察人才，并做出客观的分析，及时更正职工信息，确保档案信息的可靠性^[1]。部门还要通过合理的管理，为报社制定用人决策提供依据。比如拿业绩考核来说，其和职工的职业发展前途具有紧密的联系，为了提升业绩考核的效果，需要有大量的考核记录，人力资源部可通过人事档案，全面客观地评估职工的素质。第二，可以优化报社人力资源配置。人事档案除了可以客观评价职工的经历之外，还能够展现出职工的能力及素养情况，为人力资源的合理配置提供依据。人力资源是动态变化的，如岗位变动、人员流动等等，但是人事档案管理依然可以对人才实施有效的评价，基于人力资源信息共享，让人才在各个行业、地区、组织间进行合理流动，科学地配置人力资源。第三，可以体现人事问题。基于分析报社人事档案构建过程，建立标准、规范的管理体系，不仅能够让管理人员明确工作内容，还能反映人事问题，便于报社掌握各部门和岗位人才匹配情况。例如细致的人事档案，不仅可以让管理部门掌握各部门人力短缺或过剩等方面问题，还能掌握相关岗位技能要求，有效地对岗位进行调整。第四，能够提供真实可靠的信息资料^[2]。人事档案是对职工个人事迹的真实记录，可以为人事工作的开展提供依据，档案管理部门可在原始档案资料基础上，结合历史材料和现阶段的政策规定，基于核对查实，给人才使用部门提供信息，提升人才利用的科学性。立足于报社层面来说，要想充分发挥出人才的作用，科学配置人力资源，就要了解职工的真实信息，除了专业素质水平以及业务能力之外，还有思想品德、人生经历等，而人事档案可以为了解职工的真实情况提供有效的参考，为人才选拔以及任用提供便利。

2、报社人事档案管理中存在的问题

     第一，基础设施建设不足。人事档案管理工作需要确保真实性、客观性、准确性、全面性。然而一些报社在工作中的基础设施建设存在不足，并未构建有关的制度规范。尤其是信息化建设方面，因为资源投入有限，导致档案管理人员对于信息化建设缺乏深刻的认识，技术应用水平有限。在软件和硬件方面都不能适应人事档案管理信息化的需求，限制了管理服务效果的提升^[3]。

    第二，管理思想滞后。人事档案管理工作具有较强的专业性，以往主要通过人工方式进行档案管理，导致人员的工作量较大，而且工作中容易产生一些问题。当前是信息时代，传统的管理思维和模式已经无法满足当前工作发展的要求，需要改变管理思想。

    第三，服务意识不足。人事档案管理工作具有重要的意义，在市场经济体制改革背景下，市场竞争机制产生了显著的变化，然而部分人员并未树立较强的服务意识，没有正确的认识职工和群众的需求。除此之外，整体工作流程和要求较多，具有较强的复杂性，导致管理工作难度较大，工作人员在实践中存在较多的问题，工作压力日益提升。在有关宣传工作开展中，由于人员缺乏服务意识，报社内人员对于档案管理的重视度不足，使得后期档案管理及调用受到了消极影响，无法全面发挥出工作应有的作用^[4]。

    第四，档案资源共享及利用效率较低。部分报社虽然给工作配置了软件和硬件设施，然而一些设备较为老旧，操作系统未得到及时更新，无法满足人事档案信息资源的互通共享需求。特别是现阶段信息化建设没有一致的标准以及规范，加上软件以及数据库建设中的不兼容问题，导致产生信息孤岛的情况，限制了数据的共享，不利于人事档案资源的开发及利用。

    第五，管理机制不足。国家先后制定和出台了有关的制度和法律法规，为档案管理提供了依据和指导，然而部分报社人事档案管理工作中，更注重自身的业务，而对于档案管理工作缺乏重视，尤其是人事档案管理，限制了工作的开展，无法发挥出应有的作用。

    最后，管理人员的专业性不足。现有人事档案管理人员在工作中存在不专业、不规范的问题，一些档案管理人员的综合素质不高，并不是专业人员，或是缺乏较强的服务意识、知识结构不完善、思想理念滞后，只是进行一些基本工作，无法对工作实施优化和创新。之所以会这样，主要是由于对人员的标准不够严格，且报社并未积极组织人事档案管理人员实施教育培训，使得人员的综合素质无法得到有效提升，不利于工作的效率和效果。

3、报社人事档案管理策略

    3.1提升对工作的重视程度

    人事档案中记录了职工的相关信息，是人才选拔中的一项重要依据，落实好人事档案管理工作，可以完善内部管理职能，有利于用人报社的可持续发展。管理人员应该改变理念，深刻认识到人事档案管理工作的意义，领导人员需发挥榜样作用，基层档案管理人员应掌握工作内容，清楚自己的职责，自觉地学习先进的管理手段和方法，参考和借鉴其他报社的先进经验，同时结合自身报社的情况，合理的进行应用，不断优化工作的效果。

    3.2健全管理制度

    要想提升人事档案管理的高效性，就要构建人事档案管理制度和监督机制，并且坚持对其进行优化和完善。基于此，在工作中及时地调整和更新管理制度以及监督机制，全面发挥出制度的作用。在工作中，可以组织构建人事档案管理监督领导小组，监督人事档案管理工作的落实情况以及制度执行情况，预先制定应急预案。此外，还要落实好人事档案的相关工作，包括保密、收集、整理、装订、储存、保护、入库等，对每个环节的工作制定相应的操作规范，确保各项工作的规范开展，提升管理的水平^[5]。

    3.3加强人才培养与建设

    档案管理人员是人事档案管理工作的实践者，为了确保工作的有效开展，就对管理人员的综合素质提出了较高的要求，涉及到专业技能、职业素养、知识储备以及道德观念等，这些都会影响到工作的开展以及开展效果。对此，报社需要强化人事档案管理人员的队伍建设，具体来说，第一，运用多样化的手段，如学历教育、专业培训（如图2所示）等，不断提升管理人员的业务能力，适应岗位工作对人才的要求。第二，人事档案的开发利用以及保密由管理人员负责，且承担责任，因此，应该注重管理人员的职业道德及法制意识培养。在工作中引导其学习最新的规章制度及法律知识，确保其在工作中的规范性和合法性。第三，注重人才的培养、引入、使用，建立一支高素质高水平档案管理队伍，培养出有思想、掌握现代管理知识和先进科技的人才，为工作的有效开展提供人才保障^[6]。

图2 管理人员培训活动现场

    3.4利用动态化的管理模式

    在对人事档案信息进行收集时，需要关注完整性和及时性，通过有效的筛选，剔除不真实的信息，在整理信息时应做到认真严谨，调用人事档案时保证安全性，由于档案涉及到职工的隐私，管理人员需引起重视，当信息变化后，应及时地更新档案。档案管理人员需做好档案材料的更新以及补充工作，防止产生没有必要的问题。针对一部分工作调动的职工，应该在原始的电子文档中进行标记。报社中的人事档案就是一个人才库，要想实现报社的可持续发展，需要构建优秀人才库，把具有工作资质或是专业技能证书的职工加入其中，为选拔以及任用职工提供便利，提升工作的效率以及精准性，更好地发挥出人事档案的价值。

    3.5提升服务意识

    只有树立这也意识，才能让档案管理人员在工作中自觉地调整自己的工作行为，强化和其他部门的沟通，积极学习同行的优秀做法及经验。用人报社需要以人事档案管理工作人员素质水平的提升为依据，引导和教育管理工作人员，认识到人员的综合素质对于工作效果的影响，进而不断提升人员的服务意识，提升管理及经济效益。

    3.6加强信息化建设及管理 

    为了提升工作的有效性，需要构建基于信息技术基础上的系统，但是也不可以彻底抛弃以往的管理方式，应该做到取其精华去其糟粕，形成纸质档案和数字档案结合的管理系统，提升信息化程度。人事档案信息化建设的内容包括：对各种形式的档案信息实施数字化；对数字化档案进行数据化；建立人事档案数据库；建立人事档案的数据化目标。通过构建管理系统，可以将所有职工的信息都录入到数据库中，并借助先进的技术将纸质档案变成影像资料，同时保存于职工档案中，提升工作的效率、信息化及网络化水平，只需录入一次数据就能够重复使用，为信息的调用提供便利，纸质档案也可以获得更好的保护，减少纸质档案丢失的概率^[7]。

    3.7完善安全保障体系

    在信息化建设中应该重视安全问题，建立有效的安全保障体系。首先，管理人员需依据国家有关法律制度，对人事档案实施信息化管理和安全保护，依据规定对人事档案进行多层防护，以保证档案信息的安全性，防止出现泄露问题。其次，运用先进的科技，提升管理的智能化和信息化水平，对档案实施加密，比如可以运用多种识别技术实施加密操作，如指纹、眼球识别、人像识别等，还可以运用防火墙技术、安全审计、病毒防护技术等，为管理系统提供安全保障，确保档案信息的安全性和有效性。再次，安排专门人员落实好档案数据的日常管理工作，做好日常维护和数据信息迁移保护，避免信息出现遗漏的情况。最后，完善安全保障制度，特别是对泄密等问题实施严密的处理，追究连带责任人的责任，建立健全预警机制，进而弥补由于档案泄漏造成的损失，尽可能地降低其带来的损失。

    3.8补充人事档案内容

    当前要想全面发挥出人事档案管理的作用，就应该补充以及完善档案内容，除了要记录职工的工作经历和内容之外，还要加入其他内容，如业绩能力、个人素质和职业道德等方面，提升档案的客观性、完善性，真实地体现出职工的情况，为人员任用和调动提供依据，对于管理工作中的问题，报社应结合具体情况，采取相应的解决措施。首先，改变以往人事档案中记录的内容，重视职工工作能力和个人素质的记录，主要包括职工的组织能力、专长，工作业绩等，为人才选拔提供可靠的参考。其次，提升档案的可靠性以及客观性，认真记录好职工的优缺点，通过加入客观资料，提升档案可信度，保证报社可以通过人事档案真实地了解职工的情况，充分发挥出人事档案的作用。

结语：

    综上所述，人事档案管理工作具有较强的系统性、专业性、复杂性，因此，需要持续提升工作的合理性及有效性，加强管理人员的综合素质，更新工作理念，健全相关制度，适应工作发展要求，进而为相关工作的开展奠定基础，推动报社的健康发展。

参考文献：

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