随着电子信息化在各个领域的档案管理工作中逐步应用而国家提出的无纸化办公更是为电子档案的发展提供了有利的条件，然而现阶段一些高校中仍然采用传统的纸质化档案管理，传统的纸质化档案管理存在一些弊端而相对于电子档案其具有一些独特的优点，因此新时期下逐步推广电子档案在高校档案管理中的应用具有十分重要的作用。

1、高校电子档案管理现状

近年来高等教育发展趋势逐渐增长，相应的数以万计的档案变动对高校档案管理工作来说是一个巨大的工作挑战，高校档案管理记载着学校的教育历史以及全校师生的工作和学习状况，具有十分重要的价值，在传统的档案管理工作方法中，对档案管理的要求十分严格，档案随着学生以及教职工的变化不断更新和变动并且要对档案信息定期维护和保养，但往往局限于技术手段和保管方法的限制，使得高校对于一些档案原件没有做到很好的保存并在一定程度上对原稿原件都造成了不同程度的损害。首先，高校档案管理工作任务繁重，因其具有强大的流动性使高校档案管理工作与其他工作领域的档案管理要求并不相同，每年各个高校都会有大量的学生流动，因此对于全国高校的变动档案，不论是录入或者迁出，数量都是数以万计的，再加上各种考研、就业、出国等各种情况，档案管理的变化呈现出数量大、次数频繁等特点，因此会消耗大量的人力和物力；其次，电子档案管理操作标准不一致，由于各个高校本身的管理特点并不相同，导致各个高校之间对于电子档案管理的规范制度、操作流程等环节并不一致，这种情况对电子档案管理工作的效率造成了阻碍；最后，电子档案管理技术不强，电子档案技术在高校的应用仍处于起步阶段，许多高校并没有很好的应用电子档案信息技术，在日常高校工作中也没有完全发挥电子档案技术的优势，在档案管理工作中仍以纸质档案作为日常工作的中心，部分高校只是将电子档案信息技术作为搜索或者对档案进行备份等辅助功能的作用，没有充分结合电子信息技术与计算机网络的功能，使高校电子档案技术的应用并不深刻。

2、电子档案的内容

电子档案在档案管理中的主要建设工作是能够运用现代信息技术的方法和手段，在充分考虑高校现有的档案管理情况、管理方法等条件下，对传统的纸质化档案管理进行改造和重建，运用现代信息技术的方法和手段将传统纸质档案生成电子档案从而提高档案管理工作的水平，起到加强档案管理的作用，最终实现电子档案实现服务化的社会功能。传统的纸质档案过渡到电子档案主要分为三个部分，首先是利用已有的数据库信息对纸质档案进行扫描处理并结合后期的电子加工；其次利用高校内部相关网站建设，结合校园网站提供的诸多服务项目对电子档案管理进行融合；最后是能够将两个部分进行整合并建设数字档案系统，使高校档案形成一种网状的服务组织，能够将电子档案系统与实体档案内容进行结合并形成新的档案管理机制，使电子档案系统与实体档案内容做到相互吻合、相互监督。

电子档案系统能够快速准确的处理高校事务以及系统数据，能够进一步优化高校档案管理并有效地提高工作效率，有效应用电子档案管理能够不断增强高校档案管理的安全保障，使电子档案管理工作实现科学化、高效化。

3、电子档案管理的优势和劣势

3.1电子档案的优势

首先，能够提高高校档案管理工作效率，电子档案能够利用计算机强大的信息处理能力大大提高工作效率，与传统的纸质档案管理工作相比，电子档案管理工作摆脱传统的抄写、保存工作，在档案资料的处理、储存、整理、查阅等环节都做到更方便和快捷，不仅在一定程度上减轻了高校工作人员在档案管理上的时间和劳动强度同时也减少了在档案管理环节中容易出现的错误。比如在查找某一个档案信息时，档案管理工作人员可以在电脑上按照文件名称迅速找到对应的文件信息；其次，能够提高档案管理的安全性，高校档案管理采用电子档案能够有效避免在档案查询时只能整卷进行查找，在一定程度上保障了相关档案的完整性，电子档案的建立能够使查询者可以利用互联网资源查找相关信息并且能够保证档案信息真实性和原始性的前提下只需要通过电脑中的电子档案目录进行搜索便可以找到与之对应的相关信息，这在一定程度上大大减少了对原始档案的翻阅次数，与此同时也大大减少了档案信息的查阅时间，因此电子档案的应用能够提高档案管理工作的质量和效率。有些高校间经常涉及档案的传送，往往在一定程度上存在档案丢失等现象或者在传送过程中造成人力、财力和时间上的损失和延误，这都给档案管理工作造成了不同程度的损失，所以电子档案能够实现资源共享和传递，能够有效提高档案的安全性和有效性；最后，能够提高档案管理的稳定性，新时期下的电子档案管理体系与传统档案管理的要求并不同，传统纸质的档案管理对环境的要求更为严格，对周围空气的温度、湿度的要求很高，温度和湿度过高或者过低都会影响纸质档案的存储寿命，因此在档案管理工作中的防潮、防虫等一系列工作都是必不可少的，相应的传统的档案管理会消耗大量的纸张，这对环境也会造成不同程度的影响，相比之下新时期电子档案管理具有诸多优势，比如档案存储方式多种多样，可以用光盘、U盘以及硬盘等，这些存储方式的存储量通常也很大，普通的1GB的U盘就可以存储5亿字并且存储时间长，实现了电子信息大量储存同时能够对不同类型的档案做到有针对性地管理，这使得电子档案管理具有很强的稳定性。

3.2电子档案的劣势

电子档案在档案管理中虽然与传统纸质档案管理相比存在大量的优点，但是电子档案在存储和使用中仍存在着一定程度的风险，首先，电子档案建立的初期投资成本比较大，电子档案管理工作需要用到大量的硬盘和光盘等存储设备，这些高科技产品的储存对环境的温度和湿度都是有一定的要求的，温度过高在使用过程中很容易造成电路损坏，湿度过高则容易使存储硬件受到腐蚀，并且在使用过程中也需要严格按照使用规则进行，随意拔插很容易使硬盘内部文件造成损坏，严重则会失效，与此同时电子档案系统的建立要与高校内部的系统形成相匹配的输入设备和输出设备，在电子档案管理前期要能够对电子档案管理工作人员进行相关的业务工作培训等等，这些都造成了电子档案管理成立前期的投资成本过大；其次，安全性不稳定，信息网络技术的开发与应用在带给人们便利的同时也存在一定的安全威胁，由于电子存储设备具有高度的读写速度，如果被盗用则造成的损失远远大过于传统管理方式，这对电子档案的完整性造成了一定的威胁，与此同时电子档案在信息化下采用统一的字体和标识，缺乏手写的字迹不利于对档案的真实性进行辨认，在传输的过程中很容易出现篡改和盗用，高校的档案信息多与教职工和学生的隐私相关，因此，电子档案的安全问题也是不可忽略的；最后，影响电子档案的完整性，将传统的纸质档案转换为电子档案时，需要将手工文件逐个录入到电脑中，然而在传统纸质文件中往往出现笔误的修改或者手写错误这对后期的电子录入都会造成一定的影响，对于一些尚未处理完毕的档案信息，由于更新不及时便导致相关信息录入不完善或者关键信息丢失等现象，对于处于批量的文件，一次失误便可能造成大批量的文件受损，因此，面对电子档案信息的复杂性以及存储方式的多样性，在各种环节中也可能造成信息的损失从而影响电子档案的完整性。

4、电子档案在档案管理中的实施与应用

4.1加强电子档案基础设施建设

高校电子档案管理相关部门要将电子档案信息化工作纳入到高校整体的工作计划中，不断加强电子档案基础设施建设，不断提高电子档案管理的技术水平和高校网络系统应用水平，使高校电子档案管理设施的功能不断深化并发挥作用，要加强对高校内部档案管理系统的网络建设，能够将学校校园网和学校信息管理平台结合成一体化的综合档案网络管理系统，要定期对全校师生的个人信息做好更新，不断提高电子档案管理系统的整体性从而更好地实现高校电子档案建设管理。

4.2加强电子档案管理网络安全

首先要确保电子存储设备的安全性，确保在使用电子设备过程中做到一对一，保证一个机器对应一个电子存储设备，档案管理工作人员要定期对档案管理中的硬件和软件设备进行更新和升级并对管理设备做好维护和检修，确保使用设备能够保持良好的工作状态，其次要确保存储文件的安全性，管理人员要定期对档案文档进行更新并养成备份的习惯，避免在文件损坏或者丢失的情况下能够有备用文件；最后是确保网络防火墙的安全性，及时更新网络防火墙的安全性，加强对网络防火墙的定期更新和维护以此提高电子档案管理系统的安全性，提高电子档案管理的网络安全，保证在电子文件查阅和传输的过程中的安全，防止电子文件被恶意篡改，最大程度地提高电子档案管理的安全保护水平。

4.3加强电子档案管理系统建设

高校的电子档案管理系统建设要顺应档案信息化管理的要求，能够在今后的发展中符合电子档案信息化发展的总趋势，使高校对电子档案的应用不断加大推广以及应用力度，高校要能够加强对档案管理人员的职业操守以及工作规范培训，使档案管理工作人员都具备较高的职业道德水平和高水准的操作标准，以此提高高校电子档案信息化管理力度和信息化应用水平并且能够为高校电子档案传输和实现电子档案信息资源共享奠定坚实的基础，与此同时相关部门要加强电子档案管理系统的规章制度和工作标准，使各个高校的电子档案管理工作能够做到有章可循同时建立完善的档案监督制度，保证电子档案资料的使用安全并最大程度地发挥好服务功能，加强高校内部的电子档案库系统建设，能够将电子档案数据作为高校日常工作中的重要信息资源去管理和维护，使各种可公开的信息资源在校园内部的信息平台上有顺序地展示并能够上传，为全校师生以及外部人员提供相应的档案服务工作。

4.4加强电子档案管理保障力度

高校要加强对电子档案管理的保障力度以此提高电子档案管理水平以及应用范围，首先，高校要能够加强高校组织和高校领导对电子档案管理的重视度，能够在学校建立一套统一完整的电子信息化工作机制并且能够将学校内的信息部门和档案部门进行高效的整合，学校可以组建专业的电子档案领导小组、工作小组和监督小组，实现电子档案链式管理，每个小组能够按照自身的工作要求下确保在电子档案管理工作中能够按照电子信息化的建设要求去工作；其次，高校要在日常工作建设中不断加大对电子档案建设工作的投入力度，能够将电子档案管理建设工作融入高校日常工作建设中，不断强化建设工作标准，重视对档案管理工作人力和物力的投入以实现资金的保证从而更好地促进高校电子档案管理工作；最后，要不断强化电子档案管理安全建设，在档案管理日常工作中要严格遵守法律法规，能够充分考虑到各个方面存在的危险因素，尤其是对于一些涉密的文件要严格遵守工作规章制度，防止文件发生泄密现象，保证电子档案管理工作的安全性。

4.5优化电子档案管理服务功能

高校档案管理工作人员要秉持方便快捷的服务宗旨，在工作中要善于利用先进的互联网技术，要能够不断学习存储制作技术等，真正实现电子资源的信息共享，与此同时高校可以成立电子档案查询平台，利用服务平台为查询者提供便捷的查询服务，高校档案管理工作人员要不断充实自身的知识面，要能够与其他工作人员相互交流、共享新的操作技术，不断推进高校电子档案管理工作发挥更大的作用，要利用严格的工作规范制度加强电子档案平台管理，完善电子档案咨询服务，强化电子档案管理工作质量。

结束语

综上所述，网络信息化盛行的时代，信息为高校档案管理提供了新的发展平台，各个高校应该积极探索电子档案管理和信息化网络建设，将工作重点放在信息化管理和网络资源建设上来，不断深化电子档案在高校的应用，充分利用电子信息的优势使高校档案管理更加高效。

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